Das Gründungsteam entlasten – Struktur finden und Verantwortlichkeiten

Vom 16.6.23-18.6.23 erhielten wir ein Coaching von netzwerk n. „Wir“ sind in diesem Fall
das Projekt „Aufeinander Achten – Der Erste-Hilfe-Kurs für die Seele“ vom Verein
On-the-Move e. V., der als Studierendeninitiative der TU Dresden gegründet wurde. Durch
unseren Erste-Hilfe-Kurs für die Seele für alle Interessierten sowie Spezialkursen für
Schüler:innen und Unternehmen ist es unsere Vision, eine Gesellschaft zu schaffen, in der
alle in der Lage sind, kompetent auf sich und andere zu achten.

Um auf dieses Ziel gemeinsam hin zu arbeiten, engagieren sich im Projekt ca. 30
Ehrenamtliche vorwiegend mit psychologischem Hintergrund. Damit alle Kurse gut geplant
und durchgeführt werden können, organisierten wir uns vor dem Coaching mit netzwerk n in
verschiedenen Teams, u. a. Teams zu den verschiedenen Kursen, Team Social Media, Team
Öffentlichkeitsarbeit und Team Onboarding. Die meisten Aufgaben lagen allerdings beim
Kernteam, welches seit 2018 aus unseren Gründerinnen Judith, Jules und Theresa bestand.
Dass das Kernteam eine riesige Fülle an Aufgaben zu dritt schulterte, während knapp 30
weitere Personen sich aktiv am Projekt beteiligten, wurde uns durch die Aufstellung eines
sehr unstrukturierten Status Quo Organigramms am ersten Tag des Coachings bewusst.
Uns wurde also schnell klar, dass wir zunächst unsere Struktur verbessern und nachhaltig
etablieren müssen, bevor wir andere offene Baustellen angehen können.

Es war daher sehr gut, dass wir den gesamten Samstag und den halben Sonntag zusammen mit unseren
Coaches Torben und Ollie für das Aufstellen eines strukturierten Organigramms und das
Verteilen von Verantwortlichkeiten nutzen konnten. Die Stunden mit den beiden Coaches
waren arbeitsintensiv und teilweise sehr anstrengend, doch dank der erprobten Methoden
konnten wir an nur einem Wochenende die wichtigen Grundsteine für die organisationale
Transformation unseres Projektes schaffen. Interaktive Pausen, bei denen wir uns
beispielsweise draußen gemeinsam entwirrten oder eine “Rakete starten” ließen, halfen uns,
unser Teamgefüge zu stärken und uns zu fokussieren.

Ergebnis der intensiven Arbeit stellte unser gemeinsam entwickeltes Organigramm dar, in
dem mehr Teams eingeführt wurden und zu jedem Team ein Haupthut sowie ein
stellvertretender Hut vorgesehen wurden. Die Hüte übernehmen nun Verantwortlichkeiten,
welche häufig zuvor beim Gründungsteam lagen. Zusätzlich geben die neuen Strukturen
auch einen Rahmen für gemeinsame Entscheidungen sowie die bessere Organisation
innerhalb der Teams.

Am Sonntagmittag reflektierten wir die erzielten Ergebnisse des Wochenendes und legten
gemeinsam eine Roadmap für die nächsten Wochen fest. Dieser genaue Plan, wie wir die
wertvollen Ergebnisse des Coachings direkt umsetzen, bildet den Rahmen unserer
wichtigen Arbeit an diesem Wochenende und ist Erfolgsfaktor für die Umsetzung des neuen
Organigramms.

An dieser Stelle möchten wir dem netzwerk n und insbesondere den beiden Coaches Torben
und Ollie für die hervorragende Arbeit, die super Denkanstöße und die zielführende Planung
des Wochenendes danken. Ohne euer Coaching hätten wir die Transformation nicht so
schnell und strukturiert in die Umsetzung gebracht.